Computers, Internet, Smart Working ed altre maledizioni

In tempi di arresti domiciliari globali a causa del coronavirus, sta diventando importante capire come utilizzare il proprio computer, Internet, il Web, la posta elettronica, i sistemi di messaggistica ed altre diavolerie per portate avanti il proprio lavoro quotidiano. Qui di seguito vi racconto un po’ di cose che ho imparato su questo argomento lavorando come sviluppatore software da remoto negli ultimi anni.

Roba da programmatori

Ci sono due o tre cose che i programmatori usano abitualmente e che, quasi certamente, voi non potrete usare. Le segnalo qui di seguito, così ci liberiamo subito dei malintesi e possiamo parlare di cose serie.

Markdown

Normalmente, i programmatori lavorano solo su documenti di testo semplice (ASCII o UTF). Non usano mai sistemi di wordprocessing (come Microsoft Word) ed altre idiozie da ufficio. In particolare, scrivono i propri documenti di testo usando Markdown od uno dei linguaggi da esso derivati.

Editor

Per scrivere e modificare i propri documenti, i programmatori usano uno dei molti Editor reperibili sul mercato. Per quanto mi riguarda, di solito uso Visual Studio Code di Microsoft.

Linux

Alcuni programmatori (non tutti) usano Linux per il proprio lavoro. Molti altri usano hardware Apple e McOS. Per quanto mi riguarda, uso Linux Mint.

Git

I programmatori tengono i loro documenti su appositi server (“repository server”) all’interno dei quali viene mantenuta traccia automaticamente di chi fa cosa e sui quali viene anche mantenuta disponibile una copia di ogni vecchia versione di ogni documento. Per queste cose si usa di solito un “coso” che si chiama Git. La sua incarnazione più famosa (che pero io non uso) è Github.

Slack

Per comunicare tra loro e per collaborare ad un progetto, molti programmatori usano delle apposite piattaforme di collaborazione, come Slack. Queste piattaforme aggiungono ulteriori funzionalità di gestione della collaborazione a quelle già presenti su Github. Per quanto mi riguarda, però, non uso Slack. Uso soprattutto dei sistemi di Instant Messagging, il sistema di issue tracking del progetto a cui lavoro e la posta elettronica.

Trello

Per gestire i progetti (sia individuali che collettivi) si usano apposite tecniche, chiamate Kanban e Scrum. Per queste cose, molta gente usa una piattaforma nota come Trello, che uso anch’io.

Roba per voi

Ovviamente, lavorare con questi strumenti è molto, molto più semplice che farlo in altri modi. È proprio per questa ragione che i professionisti hanno sviluppato ed adottato questi strumenti e queste tecniche. Tuttavia, ci sono almeno tre ragioni per cui voi, quasi certamente, non sarete mai in grado di usare questi strumenti e queste tecniche.

La prima è che si tratta di strumeni di carattere professionale che vanno studiati prima dell’uso. La seconda è che si tratta, quasi sempre, di software documentato e supportato solo in lingua inglese. La terza ragione è che, probabilmente, non potete scegliere cosa usare e come usarlo.

Quindi, tornando a noi, vediamo cosa si può fare per sopravvivere a questa dura prova dello “Smart Working”.

Non usate il telefono e/o le videochiamate per comunicare

Lo strumento più sbagliato in assoluto per comunicare è un sistema di chat video come Whatsapp o Skype. Subito dopo, viene il telefono (di qualunque tipo). Se volete far “piantare” la vostra linea ADSL di casa e l’intera Internet, questa è l’arma di distruzione di massa “giusta” per questo scopo. L’audio, in particolare, assorbe una enorme quantità di banda.

A parte le questioni di efficienza “software”, il telefono è anche molto, molto inefficiente dal punto di vista umano. Questo perché quasi tutte le persone hanno la tendenza a ragionare mentre parlano. In altri termini, molte persone pensano ad alta voce. Ovviamente, questo le costringe ad un lungo e complesso lavoro di “rifinitura” dei loro pensieri-discorsi che fà perdere tempo a loro ed ai loro interlocutori.

Prendete l’abitudine di comunicare per iscritto. Questo vi costringerà a pensare prima di scrivere e vi darà modo di perfezionare il vostro discorso senza far perdere tempo agli altri. Pretendete dagli altri che facciano lo stesso.

Prendete accordi solo per iscritto

Non accettate mai un incarico senza che prima il richiedente vi abbia inviato una richiesta scritta di cui potete tenere traccia. Tra un mese, non vi ricorderete più nulla di quella richiesta e dovrete richiamare questa persona per farvi rispiegare cosa voleva da voi. Questa è la ragione per cui noi usiamo i sistemi di “issue tracking” per queste cose (o, alla peggio, la posta elettronica).

Tenete traccia delle cose che state facendo

Usate un qualunque sistema software “cloud”, come Evernote o Google Keep, per tenere traccia delle cose che state facendo. Io uso SimpleNote e Joplin. Altre persone usano Trello o Notify. Non importa cosa usate, prendete l’abitudine di tenere delle “Task List” delle cose che dovete fare (“ToDo List”) e delle cose che avete già fatto. È fin troppo facile perdersi… Non usate la carta per queste cose e non usate un file sul vostro PC. Vi serve qualcosa che sia accessibile da qualunque dispositivo digitale (PC o smartphone) da qualunque postazione (casa o ufficio) ed in qualunque momento.

Usate il calendario

Il calendario di Google (che è in “cloud”) permette di pianificare la giornata e di tenere traccia degli appuntamenti. Usatelo.

Non usate i file server

Quando mettete i vostri documenti di lavoro nella cartella “ufficio 325” sul “server”, rappresentato dalla lettera Y: sul vostro PC state usando un “file server” per condividere dei documenti (“file sharing” o “document sharing”).

Non fatelo.

Spostare documenti da/verso questi server remoti è un processo lungo, complesso e molto, molto incline a creare problemi. La lentezza di questi “cosi” è dovuta alla lentezza del server, non della rete, e solitamente è una lentezza semplicemente esasperante.

Cercate, per quanto possibile, di tenere i vostri documenti sul vostro disco locale (che sarà C:, immagino) e condivideteli con i vostri colleghi usando la posta elettronica (se sono “piccoli”) o usando un apposito sito di scambio file. Per queste cose io uso Google Drive o Dropbox ma ci sono molte alternative.

Imparate ad usare le versioni e le revisioni

Tutti i programmi da ufficio, come Word, Excel e Powerpoint, dispongono di apposite funzionalità per tenere traccia delle diverse versioni successive dello stesso documento. Imparate ad usare questa funzionalità.

Nello stesso modo, tutti questi programmi forniscono un’apposita funzionalità di “revisione” che permette ad un vostro collega di “rivedere” e correggere un vostro documento senza però alterarlo in modo irrevesibile. Imparate ad usare questa funzionalità per correggere i documenti scritti da altri.

Assolutamente, non mettetevi mai a discutere dello stesso documento condividendo il desktop con strumenti come TeamViewer. Questo approccio è lentissimo, pieno di problemi tecnici e tende a complicare in maniera inverosimile un processo che, di per sè, è semplicissimo.

Imparate ad usare Google Docs

Per molte cose, è possibile usare con sodisfazione la “suite” di programmi da ufficio Google Docs. Dato che i documenti in questione si trovano nel cosiddetto “cloud”, sono sempre disponibili, non c’è bisogno di fare i backup e sono accessibili da qualunque PC.

Se potete usare Google Docs, fatelo. È una mano santa.

Usate bozze condivise al posto delle riunioni

Invece di fare una riunione, scrivete una bozza del documento finale e chiedete agli altri di correggerla usando l’apposito strumento “revisioni” del vostro wordprocessor. Una volta ricevute le bozze corrette dagli altri, decidete quali modifiche accettare, fissatele nel documento e speditelo ai vostri colleghi.

Perché questo approccio funzioni è necessario avere a che fare con degli adulti e quindi è probabile che non possa funzionare i tutti gli uffici ma… vale la pena provare.

Fate i backup

Sì, fate i maledettissimi backup. Se qualcosa và male, dovete essere in grado di rimediare. Per queste cose io uso SpiderOak ed un disco esterno.

Ecco, è più o meno tutto.

Buona sopravvivenza.

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